der heutigen Arbeitswelt wird es immer wichtiger, sich schnell und effektiv präsentieren zu können. Wer kennt das nicht – das Dilemma, zwischen Komplexität und Reduktion hin und her rangieren zu müssen? Es ist die zentrale Herausforderung für alle, die ihre eigenen Kompetenzen, Stärken und Potenziale klar aufzeigen wollen. Das gilt nicht nur für die Stellensuche, sondern in fast jedem Kontext im Berufsalltag. Da kommen die Fragen auf: «Was sage ich, was lasse ich weg und wie wird wirklich klar, was ich kann, was ich weiss oder wie ich anderen Nutzen stiften kann?»

Wir geben hier die Tipps zur Komplexitätsreduktion. Doch erst mal eine Definition von Komplexität aus dem Wirtschaftslexikon Gabler:

Vielschichtigkeit bzw. Gesamtheit aller voneinander abhängigen Merkmale und Elemente, die in einem umfassenden, aber ganzheitlichen Beziehungsgefüge (System) stehen.

Wir nutzen die Bezeichnung Komplexität oftmals auch für die Beschreibung von Kompliziertheit. Doch da gibt es den entscheidenden Unterschied: Kompliziert ist etwas, wenn es „schwierig; verwickelt; schwer zu durchschauen und zu handhaben“ ist. Für die komplizierteren Lösungsprobleme gibt es eine Vielzahl von Methoden und Tools.

Komplexe Erscheinungen jedoch sind gekennzeichnet von der Vielfalt der Veränderlichkeit der Elemente und deren Wirkungsläufen untereinander.

Komplexität ist demnach schwer zu messen. Es beschreibt eher die Verbindung, Kopplung und Dynamik. Hoch komplex sind damit Systeme, die besonders unvorhersehbar, also nicht berechenbar sind. Das trifft zum Beispiel auf das Wetter in den Bergen oder ein Fussballspiel zu.

Und jetzt darf es keinen überraschen, dass auch die eigenen Kompetenzen und das eigene Wissen und Potenzial ständig hoch komplex wächst, sich ändert und Zugewinne macht. Hier sind wir alle einem steten Wandel unterworfen und der Mensch und sein Wissen und Wirken ist komplex. Deshalb ist es eine Kunst, diese Komplexität zu reduzieren und den Fokus auf das Wesentliche zu richten.

Je mehr wir wissen, umso schwerer wird es oft, dieses Wissen in einfachen Worten und klaren Zusammenhängen anderen gegenüber zu vermitteln. Fachspezialisten zum Beispiel, die auf ein bestimmtes Fachgebiet spezialisiert sind, kennen oft viele Fachbegriffe und Details, die für andere schwer zu verstehen sind. Es kann dann eine Herausforderung sein, diese Informationen in einer verständlichen Sprache und in einer strukturierten Form zu präsentieren.

Doch auch wenn es schwierig erscheint, komplexe Themen verständlich zu erklären, sollte man sich dieser Herausforderung stellen. Wir kennen alle die Menschen, die es schaffen, auch schwierige Zusammenhänge einfach und prägnant darzustellen. Damit erzielen sie oft grosse Erfolge. Sei es in der Wissenschaft, im Beruf oder im täglichen Leben. Die Einladung gilt: Wer verständlich kommunizieren kann, hat damit oft den entscheidenden Vorteil.

So gelingt die Komplexitätsreduktion mit dem Elevator Pitch

Der Elevator Pitch wird als kurze Präsentationsform oftmals in Bewerbungs- oder Selbstpräsentationstrainings trainiert. Handlungsleitend ist das Szenario: In einem Aufzug trifft man auf eine Person, die man mit dem eigenen Wissen, den Kompetenzen oder dem Profil beeindrucken möchte. Die Idee ist, das Gegenüber während der Fahrt im Aufzug in der Zeit von 90 bis 120 Sekunden mit einer interessanten Kurzpräsentation auf sich aufmerksam zu machen. Diese Übung ist eine perfekte Methode und hat nichts mit einer Selbstdarstellungs-Maximierung zu tun. Sondern eher mit der eigenen Klarheit und der Kunst, Komplexität zu reduzieren.

Hier die Inhalte, die wir für den «Elevator Pitch der eigenen Kompetenzen» entwickelt haben. Diese Vorgehensweise illustriert alle 5 Schritte, die aber selbstverständlich frei anpassbar und erweiterbar sind.

1. Ein Aufhänger, eine Anekdote, ein Paradoxon, die meine Kompetenzen, mein Wissen und meine Potenziale für das Gegenüber klarer werden lassen.
2. Das besondere Thema für das Gegenüber, für das Kompetenzen gebraucht werden
3. Die Relevanz und das Besondere meiner Kompetenzen, die über den Lauf der Zeit erworben wurden
4. Kurz und knapp den Kontext beschreiben, wo meine Kompetenzen einsetzbar sind
5. Welche Ziele gemeinsam durch meine Kompetenzen in Zukunft miteinander erreicht werden können

Wir empfehlen, diese Präsentation ohne weiteres auch länger als die im klassischen Elevator Pitch vorgegebene Zeitbeschränkung zu formulieren. Wichtig ist, dass die für das Gegenüber relevanten Inhalte kurz und klar beschrieben sind und so die Komplexität reduziert wird.

Jedes Erstellen einer effektiven Präsentation erfordert eine effektive Planung und gute Organisation. Wenn es um komplexe Themen geht, ist das besonders wichtig. Wenn Du Dich an die Arbeit machst und Deinen Elevator Pitch formulieren möchtest, dann sind die grundsätzlichen Tipps zur Komplexitätsreduktion eine gute Ergänzung.

Neun Tipps für Komplexitätsreduktion:

1. Das Ziel definieren

Bevor begonnen wird, sind klare Ziele notwendig. Was soll mit der Präsentation erreicht werden? Welche Informationen sollen vermittelt werden und wie sollen die Zuhörenden reagieren?

2. Begrenzen der Anzahl der Informationen

Sich beschränken auf das Wesentliche und Konzentration auf die Punkte, bei denen angenommen werden kann, dass sie für das Gegenüber oder alle Zuhörenden am wichtigsten sind.

3. Wenn möglich, visuelle Hilfsmittel verwenden

Sogar ganz einfache visuelle Hilfsmittel können helfen, Informationen zu unterstützen. Da kann z.B. beim Aufzählen die Hand zu Hilfe kommen oder mit den Händen die eine und andere Seite beim Abwägen gezeigt werden.

4. Eine klare und einfache Sprache und kurze Beispiele verwenden

Auf jeden Fall nicht so viel Fachjargon verwenden. Es ist kein Zeichen von fehlendem Wissen, wenn Inhalte und Sachverhalte so einfach wie möglich erklärt werden.

5. Informationen in einer logischen Reihenfolge ordnen

So kann das Gegenüber dem roten Faden folgen. Die kurze Struktur von «höchstens 4 gedachten Überschriften» kann helfen. Vermeiden von zu vielen Details, eher Konzentration auf die wichtigsten Informationen. Details verwirren das Gegenüber nur.

6. An das Publikum anpassen

Genügend viel vom Gegenüber und dem Publikum wissen und die Präsentation daran anpassen. Die Beispiele verwenden, die für das Publikum relevant sind, und in einer Sprache sprechen, die das Publikum versteht.

7. Wiederholungen

Wiederholen der wichtigen Punkte und Botschaften stellt sicher, dass das Gesagte auch gehört und verstanden wird. Wiederholungen können helfen, komplexe Konzepte, Inhalte und Aussagen besser zu verankern.

8. Beenden mit einer Zusammenfassung

Die Präsentation mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte beenden. Dies hilft den Zuhörenden, sich an die wichtigsten Informationen zu erinnern, und kann auch helfen, Fragen und Diskussionen anzuregen.

9. Üben, Üben, Üben

Intensives Einüben ist der beste Weg, sicherzustellen, dass die Präsentation und die Botschaften klar und überzeugend vermittelt werden können. Beim Üben kann man noch locker auf Körpersprache, Stimme und Präsentationstechniken achten und diese verbessern.

Bei jeder Präsentation ist es zunächst wichtig, sich selbst ein tiefes Verständnis für das komplexe Thema anzueignen. Wenn es um sich selbst und die eigenen Kompetenzen geht, gilt das Gleiche. Gerade dieser komplexe Themenbereich ist nicht einfach mit zwei Sätzen zu beschreiben. Denn nur wer die eigenen Stärken, Kompetenzen und Potenziale wirklich gut kennt, kann sie auch anderen verständlich machen. Es braucht Zeit, um sich intensiv mit dem Thema der eigenen Stärken auseinanderzusetzen und sich dabei auf die wichtigsten Kernpunkte zu konzentrieren. Wer es schafft, komplexe Themen verständlich und prägnant zu präsentieren, hat oft einen entscheidenden Vorteil gegenüber seinen Mitbewerbern.

Der Schlüssel zum Erfolg sind eine klare Sprache, visuelle Darstellungen und eine strukturierte Herangehensweise. Das ist lernbar und jeder kleine Erfolg macht Freude und schafft die Basis für mehr Erfolge im Beruf.

Netzwerk Kadertraining trainiert, coacht und begleitet Menschen, die sich im beruflichen Umfeld zeigen und Erfolge generieren möchten. Ob in der heutigen Stelle oder bei der Stellensuche.