In der modernen Arbeitswelt sind Mitarbeitende immer öfter mit unerwarteten Arbeitslasten und kurzfristigen Änderungen konfrontiert. Studien zeigen, dass diese Unvorhersehbarkeit erheblich zu Stress, emotionaler Erschöpfung und einer Störung der psychischen Gesundheit beitragen kann. Doch mit einer klaren Strategie und strukturiertem Erwartungsmanagement können Unternehmen ihre Mitarbeitenden motiviert und gesund halten.

Eine Studie mit dem Titel „Ich habe das nicht kommen sehen!…“, die im Fachjournal „Personnel Psychology“ veröffentlicht wurde, kommt zu dem Ergebnis, dass die Reaktionen der Mitarbeitenden auf zusätzliche Arbeitsbelastung massgeblich davon abhängen, wie vorhersehbar diese Mehrarbeit für sie ist. Je besser die Mitarbeitenden vorbereitet sind und die anstehende Arbeitsbelastung einplanen können, desto positiver und resilienter reagieren sie darauf.

Die Herausforderung: Unerwartete Arbeitslast und ihre Auswirkungen

Aktuelle Untersuchungen zeigen, dass unerwartete Arbeitslasten weit mehr Stress erzeugen als planbar, selbst wenn das Arbeitsvolumen dasselbe ist. Eine Studie untersuchte die langfristigen Auswirkungen nicht vorhersehbarer Arbeitsbelastungen und fand heraus, dass diese oft zu Angst und emotionaler Erschöpfung führen. Besonders belastend ist es, wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, die Kontrolle über ihre Arbeitsaufgaben zu verlieren.

Die hohe Bedeutung von Planbarkeit

Unternehmen, die gezielt daran arbeiten, mehr Transparenz und Vorhersehbarkeit zu schaffen, können Mitarbeitende trotz Mehrarbeit motiviert und gesund halten. Planbare Prozesse erhöhen nicht nur die Motivation, sondern senken auch das Risiko von Burnout und psychischer Erschöpfung.

Fünf konkrete Strategien, um negative Auswirkungen unerwarteter Arbeitslasten zu reduzieren

Wie können Führungskräfte und Mitarbeitende in den Organisationen konkret vorgehen, um diesen Herausforderungen zu begegnen und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die langfristig die Gesundheit und Motivation der Mitarbeitenden fördert?

Hier sind fünf bewährte Strategien:

Planbarkeit und Transparenz im Arbeitsalltag schaffen

1. Regelmässige Planungsmeetings: Wöchentliche oder tägliche Updates zur Arbeitslast hilft Mitarbeitenden, die nächsten Aufgaben klarer zu sehen.
2. Flexibilität in der Ressourcenplanung: Eingeplante Pufferzeiten für unvorhergesehene Aufgaben lassen kurzfristige Änderungen ohne Überforderung bewältigen.

Klar strukturierte und transparente Prozesse bieten Mitarbeitenden die Sicherheit, dass ihre Arbeit planbar und kontrollierbar bleibt. Das schafft Vertrauen und reduziert Stress.

Offene Kommunikation und Einbindung der Mitarbeitenden

1. Erwartungen aktiv managen: Klare Kommunikation über Ziele und potenzielle Veränderungen geben den Mitarbeitenden die Möglichkeit, an der Priorisierung ihrer Aufgaben mitzuwirken.
2. Feedback-Runden etablieren: Regelmässiges Feedback ist wichtig, um mögliche Probleme zu erkennen und individuelle Anpassungen vorzunehmen.

Eine offene Kommunikation fördert das Vertrauen und stärkt die Mitarbeiterbindung. Wer informiert ist, fühlt sich sicherer und ist eher bereit, sich auf kurzfristige Anforderungen einzustellen.

Unterstützung und Flexibilität bieten

1. Flexibles Arbeiten ermöglichen: Mit den Optionen wie Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten können sich Mitarbeitende an den Bedarf einer erhöhten Arbeitslast anpassen.
2. Soforthilfe bei plötzlichen Anforderungen: Ein System, das kurzfristige Unterstützung durch Arbeitskollegen bietet, etablieren und gemeinsam einsetzen oder grundsätzlich auch Zeitverschiebungen ermöglichen.

Mitarbeitende, die wissen, dass sie in stressigen Situationen auf Unterstützung zählen können, fühlen sich weniger belastet und bleiben motiviert.

Förderung von Resilienz und Stressbewältigung

1. Schulungen zu Resilienz und Stressbewältigung: Regelmässige Trainings helfen Mitarbeitenden, persönliche Strategien zur Stressbewältigung zu entwickeln.
2. Achtsamkeit und Erholungsphasen fördern: Mitarbeitende ermutigen, Pausen zu machen und gezielte Erholungsphasen einzuplanen.

Ein resilientes Team kann mit unerwarteten Herausforderungen besser umgehen, bleibt leistungsfähig und gesund.

Führungskräfte in flexiblen Managementstrategien schulen

1. Führungskräfte-Training für Anpassungsfähigkeit: Führungskräfte dürfen lernen, mit kurzfristigen Änderungen der Arbeitslast umzugehen und empathisch auf individuelle Belastungen einzugehen.
2. Empathische und offene Führung fördern: Eine Führungskultur, die auf Verständnis und aktives Zuhören setzt, motiviert Mitarbeitende, sich offen über ihre Herausforderungen auszutauschen.

Führungskräfte spielen dabei eine Schlüsselrolle, wie Mitarbeitende mit unerwarteter Belastung umgehen. Gut ausgebildete Führungskräfte fördern eine Kultur des Vertrauens und der psychologischen Sicherheit.

Netzwerk Kadertraining meint dazu:

Das zunehmende Mass an unerwarteten Arbeitslasten in der modernen Arbeitswelt kann eine Herausforderung sein, doch Unternehmen, die auf Planbarkeit und strukturiertes Erwartungsmanagement setzen, legen ein starkes Fundament für eine gesunde, motivierte Belegschaft.

Wer auf Stellensuche ist oder einen Wechsel in Betracht zieht, tut gut daran, die Unternehmen auf eine klare, transparente Kommunikation und die Möglichkeit der Unterstützung in stressigen Zeiten hin zu prüfen. Die Frage, wie sehr sich der neue Arbeitgeber über die positiven Effekte einer planbaren Arbeitskultur im Klaren ist, ist erlaubt. Die Frage kann lauten: “Wie gehen in Ihrem Unternehmen die Führungskräfte und Mitarbeitende damit um, dass es immer mehr ungeplantes im Arbeitskontext geben kann?“ Immer mehr Unternehmen haben den Blick auf das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden und stellen so sicher, dass ihre Teams auch in stressigen Zeiten erfolgreich und motiviert bleiben können. Dafür braucht es eine Kultur, die das anerkennt. Also fragen und erfahren, wie man das in Deinem Wunschunternehmen handhabt.