Die Mehrheit der Meetings im beruflichen Kontext dauern derzeit länger als eine Stunde. Das zeigen die Umfrageergebnisse einer Studie in Kooperation mit der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) und dem Terminplanungstool Doodle. Sie haben eine umfassende weltweite Studie durchgeführt, um die Veränderungen im Meetingverhalten im Jahr 2023 zu analysieren.

Doodle befragte rund 2’500 Unternehmer, Führungskräfte und Assistenten der Geschäftsleitung auf der ganzen Welt, um zu verstehen, wie sie ihren Tag planen und gestalten. Diese Arbeit wurde von der Fakultät für Angewandte Psychologie der ZHAW unterstützt.

Hier kompakt, die wichtigsten Erkenntnisse

1. Ein wachsender Unterschied zwischen nordamerikanischen und europäischen Besprechungsstilen.

Europäer planen Besprechungen weiter im Voraus, während Nordamerikaner kürzere Besprechungen abhalten.

2. Die Europäer kehren schneller ins Büro zurück als die Nordamerikaner.

Während die Menschen in den USA und Kanada immer noch die Welt der digitalen Meetings nutzen, die wir alle während der COVID-19-Krise kennengelernt haben, erleben die Europäer eine schnellere Rückkehr zur Arbeit im Büro.

3. Je später die Einladung, desto kürzer die Besprechung.

Besprechungen mit einer Frist von mehr als einem Monat dauern in der Regel eine Stunde oder länger. Bei Einladungen, die mit einer Frist von einer Woche verschickt werden, kommt es selten zu Zusammenkünften, die länger als 60 Minuten dauern.

Der CEO von Doodle, Renato Profico, hält dazu fest: „Die Welt der Meetings hat sich in den letzten Jahren so sehr verändert, und es ist erstaunlich zu sehen, wie wir immer noch von den Ergebnissen solcher Berichte überrascht sein können. Dieser neueste Doodle-Bericht zeigt insbesondere, warum Planungstools so wichtig wie eh und je sind. Sie helfen uns, die wachsende Komplexität einer Besprechung im Griff zu behalten.“

Die gesamten Ergebnisse der Umfrage gibt es hier.

Netzwerk Kadertraining meint dazu

In der neuen Arbeitswelt hat sich das Meetingverhalten deutlich verändert. Virtuelle Meetings sind an vielen Orten zur Regel geworden. Die räumliche Distanz wird überbrückt und Mitarbeitende können ihre Zeit effizienter nutzen.

Informelle Kommunikation findet zunehmend virtuell statt und technologische Tools unterstützen die Organisationen im Informationsaustausch.

Jetzt gilt es, die strukturierten Meetings mit klaren Zielen und Agenden vorzubereiten. Das heisst, wir alle müssen und werden uns damit auseinandersetzen müssen, wie wir Meetings effizienter gestalten können.

Neue MeetingKultur und neue Meeting-Struktur

Meetings sind zweifellos ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit: Ideen werden ausgetauscht, Probleme besprochen, Fragen geklärt, und zwischenmenschliche Beziehungen gestärkt. Allerdings hat sich dieses dynamische Miteinander verändert, seit die meisten Meetings online stattfinden. Die herkömmliche Meetingkultur muss daher überdacht und an die neuen Gegebenheiten angepasst werden.

Mit dem „Hallo, bin ich zu hören?“ beginnen nun die meisten Meetings, die vermehrt über Online-Plattformen wie Zoom, Skype oder Teams abgehalten werden, anstatt im traditionellen Besprechungszimmer oder in informellerer Umgebung. Doch nicht nur die Einstiegsphrasen haben sich geändert. Wir haben uns schnell an eine neue Sitzungskultur gewöhnt.

Der Erfolg eines Online-Meetings hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab. Die Auswahl der richtigen Technologie ist entscheidend und erfordert eine gründliche Abwägung der Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Unternehmen. Hier gilt es, eine passende Plattform zu wählen. Einerseits als Grundlage für erfolgreiche und effiziente virtuelle Besprechungen und gleichzeitig auch unter dem Aspekt der Datensicherheit, je nach Anforderungen.

Online-Meetings erweisen sich als herausfordernd: Das längere Zuhören oder Präsentieren vor einem Bildschirm, das möglicherweise unvollständige Sichtfeld der Teilnehmenden – das ist nicht für jede Person ideal, auch nach fast zwei Jahren nicht. Für viele Teams ist es wichtig, klare Regeln und Hinweise für digitale Meetings festzulegen.

Unsere Tipps

Vorbereitung: Vor der Einberufung eines Meetings entscheiden, ob es wirklich notwendig ist. Differenzierte Betrachtung anstellen, um sinnvolle und effektive Besprechungen sicherzustellen.

Technologie überprüfen: Vor dem Meeting sicherstellen, dass die benötigte Technologie (z. B. Videokonferenz-Software) funktioniert. Kamera, Mikrofon und Internetverbindung im Voraus testen.

Klare Agenda erstellen: Vor dem Meeting eine klare Agenda erstellen und sie vorab an die Teilnehmenden senden. Klare Ziele definieren, um das Meeting fokussiert zu halten.

Pünktlichkeit schätzen: Alle Teilnehmenden bitten, zum Meeting pünktlich zu erscheinen. Nicht zu lange auf verspätete Personen warten.

Interaktive Teilnahme fördern: Die Teilnehmenden ermutigen, sich aktiv zu beteiligen, Fragen zu stellen und Ideen beizutragen. Die Chat-Funktionen für zusätzliche Interaktion nutzen.

Kamera und Mikrofon nutzen: Kamera einschalten, um die Kommunikation persönlicher zu gestalten. Mikrofone stummschalten, wenn nicht gesprochen wird, um Hintergrundgeräusche zu minimieren.

Aufmerksamkeit einfordern: Multitasking während des Meetings vermeiden, um die Aufmerksamkeit zu bewahren. Klare und prägnante Kommunikation fördern.

Effiziente Nutzung der Zeit: Das Meeting so kurz wie möglich halten, aber so lange wie nötig. Möglicherweise strikte Zeitbegrenzungen für einzelne Agenda-Punkte setzen.

Dokumentation und Nachbereitung: Protokolle des Meetings erstellen und an alle Teilnehmenden senden. Verantwortlichkeiten und Folgeaufgaben klären.

Gutes Meeting-Management: Die Meeting-Leitung sollte die Diskussion leiten und sicherstellen, dass alle relevanten Themen abgedeckt werden.
Alle Teilnehmenden zum Mitmachen ermutigen und einladen, sich aktiv zu beteiligen, sei es durch Sprechen, Chat-Nachrichten oder Handzeichen.

Effiziente Dokumentenfreigabe: Die Funktionen für Bildschirmfreigabe und präsentieren für klare und deutliche Informationen nutzen. Kollaborative Tools für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten einsetzen.

Feedback einholen: Am Ende des Meetings Feedback einholen, um zukünftige Verbesserungen vorzunehmen. Offene Kommunikation fördern, um Bedenken und Vorschläge anzusprechen.

Durch die Anwendung dieser oder ähnlicher Regeln und Tipps können Online-Meetings effizienter und angenehmer gestaltet werden. Jede Organisation soll und darf ihre eigenen, wirksamen Regeln aufstellen, um damit zur verbesserten Zusammenarbeit und Produktivität beizutragen.

Und auf jeden Fall auch darüber nachdenken, was es für neue Formate geben kann, um die informellen Gespräche am Arbeitsplatz, die oft erfrischend sind, online neu zu beleben.  Teammeetings sind auf Effizienz ausgerichtet, da bleibt für das Informelle möglicherweise weniger Raum.